AI-beleid template voor medewerkers

Een sjabloon met AI-gebruiksregels voor je medewerkers, om zelf in te vullen. Welke tools mogen, welke gegevens er nooit in gaan, wie de uitvoer controleert en wie verantwoordelijk is. Als PDF en als Word-bestand.

Een AI-beleid voor medewerkers legt vast welke AI-tools iemand voor het werk mag gebruiken, welke gegevens er niet in mogen, dat uitvoer gecontroleerd wordt voordat hij gebruikt wordt, en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit gratis sjabloon van Elusive Innovations uit Oss zet die afspraken op een paar pagina's, met lege plekken voor jullie eigen keuzes. Het is een sjabloon, geen juridisch advies, en invullen maakt je niet automatisch compliant.

Wat er in het sjabloon staat

  • Toegestane tools

    Een tabel met de AI-tools die mogen, met welk account en waarvoor wel en niet.

  • Gegevens: wel en niet

    Wat er nooit in een AI-tool gaat, zoals persoonsgegevens en vertrouwelijke stukken, en wat bij twijfel.

  • Uitvoer controleren

    AI kan overtuigend fout zitten. Wie controleert wat, en wanneer een mens beslist.

  • Verantwoordelijkheid

    Wie de lijst beheert, vragen beantwoordt en een fout of incident afhandelt.

  • AI-geletterdheid

    Afspraken over uitleg en training, met een overzicht van wie wat gevolgd heeft.

  • Checklist en ondertekening

    Vijf vragen vóór je een AI-tool gebruikt, en een blad om te tekenen voor gezien.

Wat het niet is

  • Geen juridisch advies. Voor vragen over jullie situatie is een jurist de juiste partij.
  • Geen garantie dat je aan de AI-verordening of de AVG voldoet. Het sjabloon helpt je afspraken vast te leggen; wat past, hangt af van welke AI-systemen jullie gebruiken en waarvoor.

Download het sjabloon

Vul je gegevens in en de downloadlinks staan direct op deze pagina. Je krijgt ze ook per mail.

Lees hoe we met je gegevens omgaan.

De AI-verordening en AI-geletterdheid

Artikel 4 van de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) geldt sinds 2 februari 2025 voor aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen.

Sinds 27 juli 2026 luidt het artikel anders, na wijziging door Verordening (EU) 2026/1744: aanbieders en gebruiksverantwoordelijken nemen maatregelen om de AI-geletterdheid van hun personeel te ondersteunen, rekening houdend met kennis, ervaring, opleiding en de context waarin de AI-systemen worden gebruikt.

Werkafspraken over AI-gebruik kunnen één van die maatregelen zijn. Het sjabloon bevat daarom een hoofdstuk over AI-geletterdheid en een overzicht om bij te houden wie welke uitleg of training heeft gehad.

Bronnen

Wat zet je in een AI-beleid voor medewerkers?

Welke AI-tools mogen en met welk account, welke gegevens er nooit in gaan, dat uitvoer gecontroleerd wordt voordat hij gebruikt of verstuurd wordt, wie verantwoordelijk is en wat je doet bij een fout. Daarnaast afspraken over uitleg en training. Het sjabloon heeft voor elk van die onderwerpen een hoofdstuk met lege plekken.

Is een AI-beleid verplicht?

De AI-verordening schrijft geen AI-beleid in deze vorm voor. Artikel 4 vraagt sinds 27 juli 2026 (Verordening (EU) 2026/1744) dat aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen maatregelen nemen om de AI-geletterdheid van hun personeel te ondersteunen. Werkafspraken kunnen daar één van zijn. Of en hoe de verordening voor jouw organisatie geldt, hangt af van welke AI-systemen jullie inzetten; daarover adviseert een jurist.

Ben ik met dit sjabloon compliant?

Nee, dat kan een sjabloon niet beloven. Het helpt je afspraken vast te leggen. Wat daarnaast nodig is, hangt af van jullie situatie. Dit is geen juridisch advies.

Mag ik het sjabloon aanpassen en delen?

Ja. Pas het Word-bestand aan op je eigen bedrijf en gebruik het binnen je organisatie. De verwijzing naar Elusive Innovations mag je weghalen.

Wat gebeurt er met mijn gegevens?

We bewaren je naam, e-mail en bedrijf om je het sjabloon te sturen en daarover contact op te nemen, zoals in ons privacybeleid staat. Je komt niet op een nieuwsbrief.