Wat kost maatwerksoftware?

Je betaalt voor beslissingen, niet voor regels code

Het bouwen is zelden het dure deel. Het dure deel is uitzoeken wat er precies moet gebeuren: welke uitzonderingen er in je proces zitten, welk systeem de waarheid bevat als twee bronnen elkaar tegenspreken, en wat er moet gebeuren als iemand halverwege iets fout invoert. Een offerte die daar geen tijd voor rekent, verplaatst dat werk naar later. Dan heet het meerwerk.

Vier knoppen die de prijs echt bepalen

• —Aantal koppelingen. Elk extern systeem dat mee moet doen, brengt zijn eigen inlog, eigen datamodel en eigen storingen mee. Twee koppelingen is niet twee keer het werk van één.
• —Aantal soorten gebruikers. Een intern hulpmiddel voor vijf collega's die je kunt uitleggen hoe het werkt, is iets anders dan een portaal waar klanten zelfstandig in werken zonder uitleg.
• —Hoe erg fouten zijn. Software waarmee je facturen verstuurt of voorraad verlegt, heeft controles, logboeken en herstelmogelijkheden nodig die een intern overzichtsscherm niet nodig heeft.
• —Hoeveel van je proces al vastligt. Als niemand kan opschrijven hoe het werk nu loopt, wordt dat eerst uitgezocht. Dat is nuttig werk, maar het kost tijd.

Drie vormen waarin dit meestal wordt afgesproken

Wij werken met drie modellen, en de meeste bureaus doen iets vergelijkbaars. Een Sprint heeft een afgebakende scope en een vaste prijs: geschikt als de vraag helder is, bijvoorbeeld een koppeling tussen twee systemen. Een MVP loopt tot een eerste versie die echt in gebruik kan: geschikt als je iets nieuws begint en wilt weten of het werkt voordat je doorbouwt. Een partnership is doorlopende ontwikkeling: geschikt als het systeem eenmaal draait en mee moet blijven groeien.

Reken ook de andere kant door

De vraag is niet alleen wat het kost, maar waartegen je het afzet. Neem het werk dat verdwijnt en reken het in uren per maand. Een medewerker die twee dagen per maand facturen overtypt, kost je op jaarbasis meer dan de meeste mensen denken. Tel daar de fouten bij op die je nu herstelt en de omzet die je misloopt omdat informatie te laat komt. Soms komt daar uit dat maatwerk zich in een jaar terugverdient. Soms komt er uit dat een pakket van veertig euro per maand ruim voldoet. Dat laatste antwoord is net zo waardevol.

Hoe je een offerte beoordeelt

• —Staat er wat er níét in zit? Een offerte zonder afbakening is geen offerte.
• —Wordt er tijd gerekend voor het uitzoeken, of begint de begroting bij bouwen?
• —Wie is eigenaar van de code, en kun je weg als je wilt? En met wie zit je straks werkelijk aan tafel?
• —Wat gebeurt er na oplevering: wie belt er als het op zaterdag stilvalt, en wat kost dat?
• —Is er iets werkends te zien voordat het hele bedrag op is?

Veelgestelde vragen