Inkoopfacturen automatisch verwerken: wat kan nu, en wat blijft mensenwerk

Wat er bij één inkoopfactuur eigenlijk gebeurt

• —De factuur komt binnen, meestal als pdf in een gedeelde mailbox, soms op papier of via een portaal.
• —Iemand opent hem en neemt over: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw.
• —De factuur wordt gekoppeld aan een inkooporder, project of kostenplaats.
• —Iemand controleert of het klopt: is dit besteld, is het geleverd, is het bedrag juist.
• —De factuur wordt geboekt en klaargezet voor betaling.

Wat je nu goed kunt automatiseren

Het ophalen uit de mailbox, het lezen van de gegevens, en het klaarzetten in je boekhoudpakket. Software haalt leverancier, nummer, datum, bedragen en btw betrouwbaar van vrijwel elke factuur, ook als elke leverancier een andere opmaak gebruikt. Op basis van eerdere boekingen kan hij ook een voorstel doen voor het grootboek of de kostenplaats, en een factuur naast de bijbehorende inkooporder leggen. Wat overblijft voor de mens is een overzicht van facturen die al zijn ingevuld.

Wat mensenwerk blijft

De beslissing. Moet dit betaald worden? Is dit een factuur van een leverancier die we kennen, voor iets wat we hebben gekregen? Klopt het bedrag met wat er is afgesproken? Die controle blijft bij iemand die het bedrijf kent, en dat is ook goed: een factuur die ten onrechte wordt betaald, kost meer dan alle tijd die je met automatiseren wint. Het verschil is dat die persoon nu alleen nog controleert, in plaats van eerst alles over te typen.

Lezen is opgelost, uitzonderingen niet

Waar het in de praktijk op vastloopt, zijn de gevallen die net anders zijn: een creditnota, drie facturen in één pdf, een factuur die over twee projecten verdeeld moet worden, een leverancier die een ander bankrekeningnummer opgeeft dan vorige keer. Een goede inrichting herkent die gevallen en legt ze apart bij een mens, in plaats van er een gok naar te doen. Vraag bij elke oplossing dus niet alleen wat er gebeurt als het goed gaat, maar vooral wat er gebeurt als het net anders is.

Pakket of maatwerk?

Kijk eerst wat je boekhoudpakket zelf al kan. De meeste pakketten hebben een functie die facturen inleest en een boekingsvoorstel doet, en voor een bedrijf met één administratie en weinig koppelingen is dat vaak genoeg. Maatwerk loont als facturen gekoppeld moeten worden aan projecten of orders uit een ander systeem, als er meerdere bedrijven of vestigingen zijn, of als je eigen controles wilt die het pakket niet kent. Dat onderscheid staat uitgebreider in maatwerk, pakket of low-code.

Zo zie je of het loont

Tel een maand lang drie dingen: hoeveel inkoopfacturen er binnenkomen, hoeveel minuten één factuur gemiddeld kost van binnenkomst tot boeking, en hoe vaak er iets gecorrigeerd moet worden. Vermenigvuldig de eerste twee en je weet wat het nu kost. Doe dezelfde telling een maand na de invoering opnieuw. Zonder die nulmeting is elk oordeel achteraf gevoel, in beide richtingen.

Veelgestelde vragen