Handmatige rapportages automatiseren
Een rapportage die iemand elke week met de hand in elkaar zet, kan zichzelf maken: de cijfers komen rechtstreeks uit de systemen waar ze al staan, en het overzicht is klaar voordat iemand erom vraagt.
Kort antwoord
Elusive Innovations, een AI- en softwarebureau uit Oss in Noord-Brabant, automatiseert handmatige rapportages voor mkb- en productiebedrijven. We koppelen de systemen waar de cijfers al staan, zoals ERP, planning en administratie, en bouwen rapportages en dashboards die zichzelf bijwerken. Bij Trust Marketing ging de rapportage van 1-2 uur per dag per vestiging naar een half uur per week voor alle vestigingen, en bij De Molen Banden staan acht productieafdelingen realtime in één orderoverzicht.
Binnen één werkdag antwoord.
- Bureau
- Elusive Innovations B.V.
- Vestiging
- Romeinenweg 110-E, Oss
- Werkgebied
- Oss en Noordoost-Brabant, de rest van Nederland op afstand
- Instap
- Gratis bedrijfsscan, daarna een afgebakende Sprint
Uit ons eigen werk
- Trust Marketing30 minrapportage per week voor alle vestigingen, was 1-2 uur per dag per vestiging
- De Molen Banden8productieafdelingen realtime
Elk cijfer komt uit het dossier of de pagina van dat project en geldt voor dat traject. Het is geen belofte voor elk bedrijf.
Wat betekent rapportages automatiseren?
Handmatige rapportage is zelden één taak. Het is exporteren uit twee of drie systemen, plakken in een spreadsheet, nalopen wat niet klopt en rondsturen. Tegen de tijd dat het overzicht klaar is, is het moment om bij te sturen vaak al voorbij.
Automatiseren betekent dat de cijfers rechtstreeks uit de bron komen en het rapport zichzelf maakt: als PDF per vestiging, als bericht in de groep waar het team al zit, of als dashboard op een scherm op de werkvloer. Vóór het bouwen leggen we de definities vast, zoals of een order telt op besteldatum of leverdatum. Anders lezen twee afdelingen een ander getal uit hetzelfde scherm.
Wanneer automatiseren zinvol is, en wanneer niet
Wel zinvol als
- Iemand verzamelt elke week of elke dag dezelfde cijfers uit dezelfde systemen.
- De cijfers staan in een systeem dat te koppelen is, of waaruit een export te halen is.
- Meerdere vestigingen, afdelingen of teams hebben hetzelfde overzicht nodig.
- Beslissingen wachten nu op een overzicht dat te laat komt.
Niet zinvol als
- Het rapport wordt een keer per jaar gemaakt. Dan kost de bouw meer dan het handwerk.
- Niemand is het eens over wat een cijfer betekent. Dan beginnen we met de definities, niet met de koppeling.
- Je boekhoudpakket of ERP kan de rapportage al maken en niemand weet het. Kijk eerst wat er al in zit.
Rapportages die we al geautomatiseerd hebben
- Klantproject · Trust Marketing
Rapportage die zichzelf maakt
Maandelijkse PDF-rapportages per vestiging maken zichzelf, de tussenstanden verschijnen elke 30 minuten in de teamgroep op WhatsApp, en management krijgt dagelijks coaching-prompts. Wat overblijft is 30 minuten per week voor alle vestigingen.
Bekijk: Rapportage die zichzelf maakt - Klantproject · De Molen Banden
Realtime orderoverzicht in de productie
Een productieomgeving met acht afdelingen, van smederij tot transport. Elke order is live te volgen, gekoppeld aan het bestaande ERP, en werkbonnen en stickers worden automatisch gemaakt. Productie, planning en transport werken vanuit hetzelfde realtime beeld.
Bekijk: Realtime orderoverzicht in de productie - Eigen product
Elusive DASH
Bruto, netto en rendement per shift, live per vestiging en per werver, met tempo tegen het dag- en weekdoel, in plaats van tellen aan het eind van de week.
Bekijk: Elusive DASH
Wat bepaalt de investering?
Eén rapport uit één of twee bronnen kan vaak als afgebakende Sprint. Een dashboard over meerdere afdelingen of vestigingen, gekoppeld aan ERP en planning, is eerder een MVP.
- Vaste scope
Sprint
Eén afgebakend resultaat: een koppeling tussen twee systemen, een terugkerende handeling die wegvalt, of een intern scherm dat er nog niet is. Scope en prijs staan vooraf vast.
- Productieklaar
MVP
Een eerste versie van je product of platform die echte gebruikers kunnen gebruiken. Hoe lang dat duurt hangt af van de scope, meestal enkele weken.
- Doorlopend
Partnership
Vaste bouwcapaciteit per periode, voor organisaties die blijven uitbreiden. Nieuwe onderdelen, koppelingen en automatiseringen in een vast ritme.
Een Sprint begint vanaf 999 euro. Voor een MVP of een Partnership hangt het af van de scope; die richtprijs delen we tijdens de kennismaking.
Wat de prijs het meest beweegt
- Het aantal bronnen, zoals ERP, planning, boekhouding en spreadsheets.
- Hoe actueel het moet zijn: live, of een keer per nacht. Dat tweede is een stuk goedkoper te koppelen.
- Of de bronnen een koppeling hebben, of dat er een export verwerkt moet worden.
- Hoeveel definities er nog vastgelegd moeten worden.
Uitgebreider uitgelegd in Wat kost maatwerksoftware?
Zo pakken we het aan
Het rapport uit elkaar halen
We lopen mee met wie het rapport nu maakt: welke exports, welke bewerkingen, wie het leest en wat die ermee doet.
Definities vastleggen
Per cijfer één betekenis, afgesproken met de afdelingen die het gebruiken.
Bronnen koppelen
Per bron kiezen we hoe actueel het moet zijn. Heeft een systeem geen koppeling, dan verwerken we een export automatisch.
Naast het oude rapport draaien
Een periode naast elkaar, zodat je ziet dat de cijfers kloppen voordat het handwerk stopt.
Veelgestelde vragen
Wie automatiseert rapportages voor een productiebedrijf in Uden of omgeving?
Elusive Innovations uit Oss bouwt automatische rapportages en dashboards voor mkb- en productiebedrijven in Oss en Noordoost-Brabant, waaronder 's-Hertogenbosch, Uden, Veghel en Nijmegen, en voor de rest van Nederland op afstand. Voor De Molen Banden bouwden we een realtime orderoverzicht over acht productieafdelingen, gekoppeld aan het ERP.
Moeten we eerst al onze data op orde hebben?
Nee. We werken met de bronnen die je hebt en zorgen bij het koppelen voor de opschoning die nodig is. Perfect hoeft niet, bruikbaar wel.
Wat als ons systeem geen koppeling heeft?
Dan is er bijna altijd een andere weg: een database-uitlezing, een periodieke export die we automatisch verwerken, of in het uiterste geval een gestuurde import. Minder elegant, maar het werkt.
Wat kost het om rapportages te automatiseren?
Een Sprint begint vanaf 999 euro: één afgebakend resultaat met een vaste scope. Daarboven hangt het af van wat er gebouwd moet worden, en werken we met een MVP tot productieklaar of een doorlopend partnership. Na de kennismaking weet je in welke vorm jouw vraag valt.
Wordt het een dashboard of een rapport?
Wat het beste werkt voor wie het leest. Bij Trust zijn het PDF-rapportages per vestiging en berichten in de WhatsApp-groep van het team, bij De Molen Banden een live orderoverzicht op het scherm op de werkvloer. Een dashboard dat niemand opent, is geen verbetering.
Verder lezen
- DienstenData en dashboardsDe cijfers uit je systemen op één scherm, actueel, zonder dat iemand ze eerst exporteert.
- DienstenBedrijfsprocessen automatiserenGegevens die nu tussen systemen worden overgetypt, lopen door zonder dat iemand ze aanraakt.
- InzichtenSoftware voor de maakindustrie: waar maatwerk naast je ERP loontJe ERP weet wat er besteld is. De werkvloer weet waar het is. Wat ertussen zit, en wanneer maatwerk daar beter werkt dan nog een pakket.
- InzichtenWaar begin je met automatiseren?Hoe je het ene proces vindt dat het eerst geautomatiseerd moet worden, en waarom de grootste ergernis meestal het verkeerde beginpunt is.
De volgende stap
Vertel ons waar het werk vastloopt.
Neem een voorbeeld mee uit je dagelijkse werk. We kijken samen wat nodig is en of wij de juiste partij zijn. Liever eerst op papier? Vraag de gratis bedrijfsscan aan.